Gestionar las cuentas de correo electrónico dentro de la oficina en muchas ocasiones puede ser un tanto tedioso, sobre todo porque es una tarea que en muchos casos requiere invertir una cantidad de tiempo considerable. Por eso te contamos algunas técnicas para optimizar el manejo de las cuentas, ser más eficiente y poder dedicarte a otros aspectos del trabajo.

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McKenzie realizó un estudio relacionado con el manejo de los correos electrónicos en el trabajo, este arrojó como resultado que la mayoría de los trabajadores empleaban un 28 por ciento de su tiempo en responder correos electrónicos y un 14 por ciento en colaborar en la redacción de los mismos para sus compañeros, sin mencionar casi el 20 por ciento de tiempo empleado en la búsqueda de información para dar la mejor respuesta.

Como primer paso está el priorizar, no todos los correos en tu bandeja de entrada tienen la misma importancia y urgencia de respuesta. Seleccionar los correos más importantes para responder primero es importante para no agobiarse y no saturarse con la información.

En segundo lugar, es importante revisar la casilla de correo luego de que hayas terminado de realizar tus tareas o por lo menos organizar las tareas del día, y una vez realizado eso, recurrir a ver los correos.

También es importante seguir las cadenas de conversación. Si hay muchas personas dentro de una cadena de mail las probabilidades de que te pierdas aumentan. Las probabilidades de que se llegue a un acuerdo o consenso dentro de ese caos de comunicación son muy bajas, por eso es importante prestar atención a estos temas y manejarlos con tranquilidad para no perder efectividad.

Al momento de escribir, sin importar qué rango ocupes dentro de la empresa, lo debes hacer como un profesional. De esta manera se establece un lenguaje respetuoso que fomenta a la buena comunicación. Dentro de este mismo punto también se encuentra escribir los asuntos adecuados en los correos para facilitar la información.  

Por último, es necesario considerar si hay que responder a todos, es decir, dentro de las conversaciones de grupo no es importante que le respondas a todos los participantes uno por uno, con un mensaje general en algunas ocasiones alcanzará.

 

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